Корпоративная почта — это адрес электронной почты, который размещается на домене компании и используется только в ее интересах. Как правило, для корпоративной электронной почты используют адреса формата: [email protected].

Корпоративная почта — это не только инструмент коммуникации между сотрудниками, но и важная точка контакта с клиентами. Каждый раз, когда вы отправляете письмо клиентам, вы напоминаете им о том, какую компанию представляете. Получатель сразу видит, от какой именно организации пришло известие, даже не открыв письмо.

Преимущества корпоративной почты для компании

Корпоративная почта — это один из основных каналов коммуникации между сотрудниками, а также между компанией и ее клиентами и партнерами. 

Почта компании на собственном домене дает бизнесу следующие преимущества:

• простые и запоминающиеся адреса;
• неограниченное количество email с именем компании;
• авторитет и доверие клиентов;
• возможность использовать автоответчик (например, письмо с подтверждением регистрации на сайте или подписки на новости компании, полученное с корпоративного адреса);
• контроль информационных потоков компании;
• разделение личного и рабочего потока информации;
• возможность отправлять массовые рассылки (большинство сервисов требуют указать в качестве адреса отправителя корпоративную почту).

Корпоративная почта — это еще один способ положительно повлиять на имидж компании в глазах клиентов и партнеров.

Способы организации корпоративной почты

Существует несколько основных способов организовать корпоративную почту для своей компании. Выбор того или иного варианта зависит как от размеров бизнеса и его основных особенностей, так и от того, сколько вы готовы тратить на обслуживание почтовых ящиков.

Первый способ — бесплатные email на базе одного из почтовых сервисов. Это то, чем мы привыкли пользоваться в личных целях. Почтовый ящик для каждого сотрудника регистрируется на бесплатных ресурсах (gmail.com, ukr.net, i.ua, yandex.ru).

Главным и единственным плюсом такого способа организации корпоративной почты является то, что он бесплатный и простой.

Но если рассматривать этот вариант в масштабах целой компании, то недостатков оказывается гораздо больше:

• ограниченный объем почтового сервиса — отсутствует возможность персональной настройки функций почтового сервиса под потребности компании;
• ограниченное количество почтовых имен — наличие огромного количества уже существующих почтовых ящиков делает невозможным создание email с красивыми именами;
• негативное влияние на имидж бизнеса — использование бесплатных возможностей подразумевает наличие доменных имен почтовых сервисов в адресе вашей компании, что может вызвать сомнение в надежности и серьезности вашего бизнеса.

Второй способ, который используют большинство компаний, — это платная услуга по созданию корпоративной почты от почтовых сервисов. Для организации корпоративной почты вы используете те же почтовые сервисы, что и в бесплатном варианте. Но в случае платного пакета услуг вы получаете корпоративную почту для вашего домена на специальных условиях. Сегодня платные возможности организации корпоративной почты предоставляют практически все популярные почтовые сервисы.

Основные преимущества такого способа:

• создание любого количества email адресов с именами, которые легко запоминаются;
• наличие вашего домена в каждом почтовом адресе;
• встроенная антивирусная защита;
• мощные настраиваемые спам-фильтры.

Третий вариант создания корпоративного email — это его организация на базе хостинг-провайдера. Такой вариант популярен для компаний, сайт которых размещен на сервере определенного хостера. В этом случае у вас есть возможность разместить на сервере почтовые ящики компании с любыми именами и указанием вашего корпоративного адреса в email-имени.

Плюсы такого способа организации корпоративной почты:

• персональное управление и настройка основных фильтров;
• полное шифрование всей передаваемой корреспонденции с помощью протоколов SSL/TLS;
• мощные настраиваемые спам-фильтры
• настройка переадресаций — например, письма, которые приходят на ящик [email protected], могут переадресовываться отдельной группе сотрудников отдела техподдержки;
• управление объемами почтовых ящиков.

Четвертый способ — самый независимый из всех, но при этом самый трудозатратный. Это расположение корпоративной почты на собственном почтовом сервере.

Сложность способа заключается в том, что для его реализации требуются определенные технические возможности и оборудование:

• интернет-канал с высокой скоростью;
• физический сервер с установленной оперативной системой Linux или Windows Server;
• специальное ПО для функционирования сервера;
• действующее доменное имя.

Чтобы обеспечить все нужные условия, потребуются значительные вложения. Но зато вы получите особые преимущества:

• гибкое дисковое пространство;
• персональную настройку фильтров и переадресации писем;
• простое резервное копирование;
• постоянный личный контроль работы и надежности сервера.

Конечно, для выполнения всей этой работы вам понадобится штатный специалист, что повлечет дополнительные постоянные расходы на оплату его труда. Однако при этом ваша почта будет полностью независимой и управляемой. Основными минусами такого решения являются высокая стоимость реализации, а также зависимость от качества работы интернет-провайдера.

Выбор варианта реализации корпоративной почты остается за вами. Оцените возможности вашей компании, предположительную загруженность почты, а также бюджет, которым располагаете. После этого будет легче выбрать оптимальное решение.

Корпоративная почта — это необходимый инструмент в арсенале любой компании. Она дает возможность наладить общение между сотрудниками и отделами, выполнять необходимые рассылки от имени вашей организации, а также повысить доверие и лояльность клиентов и партнеров.